Show Notes

Ep4 – Mieux gérer son temps avec la méthode du TimeBoxing

[00:00:07] Bonjour et bienvenue chez l’Efficientiste, le show de l’efficacité personnelle et professionnelle pour apprendre à faire mieux avec moins.

Je suis Ini, toujours ravie de vous retrouver pour un nouvel épisode. Comme chaque semaine, tous les mardis, partout, vous écoutez vos podcasts préférés.

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[00:00:24] Aujourd’hui, nous ouvrons une rubrique “Tips and Tricks“, à savoir Trucs et astuces. Au menu, la technique du Time Boxing, une méthode d’organisation qui consiste à réserver des créneaux de temps pour l’accomplissement de tâches ou de groupes de tâches dans votre journée, dans votre semaine ou même dans votre année.

[00:00:41] Les avantages du time boxing sont nombreux. Parmi eux, je vous en propose trois:.

1.  Le fait de se fixer des objectifs proches, à la journée ou à la semaine, par exemple, va permettre déjà d’être stimulé pour leur réalisation et de pouvoir les atteindre plus facilement.
2. Ça vous permettra aussi de gagner en contrôle sur votre journée. Arrêter d’être ballotté au gré des tâches et des urgences qui, parfois, n’en sont pas vraiment .
3. Le troisième et dernier bénéfice: Utiliser les dates butoirs à votre avantage. Vous connaissez certainement la loi de Parkinson: “Le travail s’étale de façon à remplir le temps disponible pour son achèvement“. Grâce aux dates butoirs, Vous êtes sûr(e) d’atteindre les objectifs que vous vous êtes fixés pour vos tâches dans le temps que vous vous donnez pour le faire.

[00:01:27]  Le petit plus de cet épisode, je vous dis en pratique comment moi j’utilise le Time Boxing pour réussir à organiser mes journées, mes semaines et atteindre mes objectifs.

À tout de suite!

[00:01:42] Avant de rentrer dans le vif du sujet, je tenais à vous dire un grand grand grand merci pour tous les retours que vous avez pu me faire suite à la publication des premiers épisodes du podcast.

J’en ai reçu des tas! En live, en commentaires sur le site ou sur les réseaux sociaux de L’Efficientiste et je les ai tous reçus avec beaucoup, beaucoup, beaucoup d’appréciations. Vous imaginez bien pour un podcasteur qui démarre, à quel point ces feedbacks sont précieux. Je les garde très, très proches de mon cœur et je vous remercie de continuer à m’en faire. Qu’ils soient sur la forme, qu’ils soit sur le fond. Ça me fait plaisir et surtout, ça me permet de m’améliorer. Merci à tous!

[00:02:18] En ce qui concerne notre sujet du jour, commençons par redéfinir les termes.

[00:02:23] La structure du mot Timeboxing se compose du mot time, de l’anglais “temps” et boxing, de l’anglais “mettre en boîte”. On pourrait donc penser que le boxing consiste à mettre le temps en boîte. En français, ce n’est pas exactement ça.

Il s’agit de la méthode du temps limité.

C’est tout de suite plus explicite. Comme je le disais tantôt, il s’agira donc de se donner un temps pour l’atteinte de tâches ou de groupes de tâches dans votre journée, dans votre semaine ou même dans votre année pour les exercices de time boxing de plus long terme.

[00:02:56] En quoi ça peut vous être utile?

Pour les adeptes du freestyle, il y en a, on vous aime aussi. Cela permettra de commencer votre journée avec un périmètre minimum de choses que vous souhaitez atteindre.

Plus question d’être ballotés de gauche à droite au gré des tâches des urgences qui n’en ont pas ou des choses qui, finalement, pourraient être reportées ou pourraient être des priorisées pour ranger. Pour vous retrouver à la fin de la journée sur les rotules, complètement claqué(e), sans avoir l’impression d’avoir atteint quoi que ce soit.

[00:03:23] Pour les adeptes des to do list, comme moi, c’est peut être à vous, à nous, que cela sert le plus. Le Time Boxing nous permet de mettre un peu de réalisme dans cette liste infinie de tâches qu’on se propose de faire chaque jour ou la veille de chaque jour. On est toujours très ambitieux et ambitieuses, mais ce n’est pas toujours très réaliste. Grâce au Time Boxing, on sera bien obligé(e)s de mettre un peu de réalisme dans notre journée chargée, de prioriser ce qui doit l’être et ce qui compte vraiment pour l’atteinte de nos objectifs. Je vous renvoie à l’épisode 3 sur la définition d’objectifs SMART.

Les objectifs qu’on aura définis et les sprints qu’on aura définis pour les atteindre sont ceux là qui sont censés être les plus prioritaires dans l’atteinte de nos objectifs principaux.

[00:04:09] Enfin, une troisième raison, et pas des moindres, pour laquelle le time boxing est particulièrement important: Vous savez que tous les créneaux de temps ne se valent pas. Sans rentrer dans les considérations psycho-physiologiques autour de l’horloge biologique, de votre temps de productivité maximale, etc. Etc. vous êtes conscient(e) que vous n’êtes pas productif de la même manière à tous les moments de la journée.

[00:04:31] Si vous ne deviez retenir qu’une seule chose de cet épisode, c’est celle ci

“Pour Time Boxer comme un pro, commencez par identifier les zones de temps dans lesquelles vous êtes le plus productif“.

[00:04:43] Assez de théorie, passons maintenant à la pratique!

En matière de time boxing, il y a trois écoles.

1. Le niveau macro qui sera utilisé, par exemple dans les projets. On découpera le projet en itérations, en livrables et jalons, et on se donnera un temps maximal pour atteindre ces jalons. Les développeurs et les praticiens de la méthode Agile se reconnaîtront ici avec les itérations et les sprints qui vont durer de deux à trois semaines, voire plus. Et à la fin desquels on livrera une partie du projet vaille que vaille.
2. À l’opposé du niveau macro , on a le niveau micro. Il s’agira de programmer des sessions de travail qui peuvent durer de quelques minutes à quelques heures, pendant lesquelles on sera à un niveau de concentration maximale. Un outil utilisé pour accompagner ce niveau micro, C’est la méthode Pomodoro dont j’aurai le plaisir de parler avec vous sur un prochain épisode autour de la concentration et du focus. Si vous l’utilisez déjà, faites le savoir en commentaire. Je serais très intéressé d’avoir votre retour d’expérience et pourquoi pas vous inviter à en parler avec moi sur le podcast.
3.  Entre le niveau macro et le niveau micro, On a le niveau intermédiaire, c’est celui que j’utilise et c’est celui qui fera l’objet de notre démonstration dans quelques instants. On est ici au niveau semaine, jour, et on définira des blocs de temps à la semaine ou à la journée pendant lesquels on pourra faire certaines tâches ou groupes de tâches bien définies. Dans ma pratique du time boxing, j’ai fait évoluer ma feuille de route hebdomadaire dans mon Bullet Journal pour y matérialiser les blocs de temps que je réservais ensuite à certaines activités, à certains groupes d’activité.

Que vous utilisiez un Bullet Journal, un agenda électronique ou un agenda papier, vous pouvez faire de même. Je vous dis comment :

I – D’abord matérialiser les temps off

[00:06:28] D’abord matérialiser les temps off. Il en faut et il faut être réaliste et les intégrer, par exemple la pause déjeuner, une petite pause en milieu d’après midi ou encore les trajets vers ou depuis le boulot lorsqu’on n’est pas en télétravail. Je vous en partage un visuel dans les show notes. N’hésitez pas à aller visiter après cet épisode pour voir à quoi ressemble mon Bullet Journal hebdomadaire en format time boxing.

Avant

 Après (cliquez pour lire la vidéo)

Mon bujo après TimeBoxing

II –  Réservez vos créneaux d’hyper-productivité

[00:06:54] Deuxième étape! Rappelez vous, vous aviez identifié les périodes de temps sur lesquelles vous êtes le plus productif: le matin, Si vous êtes du matin, le soir, si vous êtes du soir, etc.

La deuxième étape consiste à réserver ces créneaux de temps où vous êtes hyper productif pour des activités requérant du focus ou de la créativité. Le bonus absolu pour nous autres qui sommes du matin, c’est que dans cette période de temps, le reste du monde dort ou s’active comme des beaux diables, et donc personne ne me dérange. Dites vous bien que c’est le temps le plus précieux de votre journée. Alors protégez votre focus et votre concentration comme de l’or. Faites ce que vous avez à faire: isolez-vous, mettez un casque, faites le nécessaire, mais protégez ce temps du mieux que vous le pouvez.

III – Matérialiser les temps “administratifs”

[00:07:42] Troisième étape matérialiser les temps “administratifs”. C’est un temps qu’on utilisera pour réaliser les activités ne requérant pas forcément de concentration, par exemple lire ou répondre à un mail, vérifier vos comptes, etc. Ces tâches souvent barbantes, mais auxquelles on ne peut pas y couper. Pour moi, j’y réserve 30 minutes avant les pauses, de 11h30 à midi, par exemple, de 16h30 à 17h.

[00:08:09] Vous me direz pourquoi avant les pauses, il y a deux raisons:

La première, ne pas commencer la journée avec ces tâches administratives évite de tomber dans le trou du lapin.

Ce sont des tâches qui, très facilement, peuvent vous prendre toute la matinée ou tout l’après midi si vous commencez par là, vous ouvrez vos mails, vous vous trouvez nez à nez avec certaines choses, des réponses faciles, rapides à donner. Et du coup, naturellement, vous allez passer la matinée ou l’après midi à sauter d’un sujet à l’autre et à répondre à des mails, à vérifier des comptes, à faire des choses, finalement, qui n’apportent pas grand chose à la réalisation de vos objectifs pour la journée.C’est pourquoi je préfère les mettre en fin de demi journée.

Le deuxième avantage à les mettre en fin de demi journée, c’est que je suis obligé de me tenir aux 30 minutes prévues pour leur réalisation.

La gestion des mails est certainement un fléau de la productivité de notre ère digitale. C’est un autre monstre en soi qu’on aura l’occasion d’adresser en long, en large et en travers dans une prochaine séquence autour des distractions numériques, très probablement à la rentrée. Je vous en dirai plus dans les prochains épisodes.

IV – Les focus obligés

[00:09:14] Quatrième étape matérialiser ce que j’appelle les focus obligés. Naturellement, Vous avez beau être le plus productif en matinée, si c’est le cas, vous ne pourrez pas couper au fait de faire certaines actions requérant de la concentration hors de la matinée. En ce qui me concerne, je réserve l’après midi pour ces focus obligés. Attention, c’est une période pendant laquelle je ne suis pas la plus productive. Ce qui signifie que une activité requérant 30 minutes le matin prendra peut être une heure ou une heure trente l’après midi. Il est important d’être conscient et d’être bienveillant envers soi même, de se réserver plus de temps que nécessaire, de sorte à ne pas se faire avoir.

V – Le reste

[00:09:51] Cinquième étape: le reste. Rappelez vous, dans mon exemple, nous avons réservé le matin aux activités de focus et de créativité. Nous avons réservé la fin de matinée et la fin de l’après midi pour les tâches administratives. Nous avons réservé l’après midi pour les focus obligés. Qu’est ce qui reste? La soirée!

Si vous êtes de constitution normale et que vous n’êtes pas shooté, à ce moment vous êtes claqué(e)!

Soyez réalistes. Ne planifiez à ce moment rien de non indispensable.

Si ce n’est pas indispensable, reportez-le au lendemain, vous ferez du lien à tout le monde, à commencer par vous même et votre futur vous, vous en remerciera!

[00:10:37] Récapitulons (Bullet Journal, planneur ou agenda électronique en main)

Pour la semaine prochaine:

• Délimitez une à deux heures pour les pauses, matérialisez-les d’une certaine manière, ça peut être une tâche, un évènement ou des lignes grisées dans votre Bullet Journal.
• Matérialisez les trajets s’il y en a. Faut pas rêver, vous n’êtes pas productif pendant ce temps là, à naviguer d’un train à l’autre, d’un bus à l’autre ou au volant de votre véhicule.
• Bloquez votre temps d’hyper productivité pour les activités de focus et de créativité. Pour moi, c’est le matin.
• Réservez l’après midi pour les activités de Focus obligé et
• Laissez la soirée tranquille! Si vous n’y êtes pas obligé, naturellement.

[00:11:20] Ca c’est dans le cas où vous êtes du matin. Si vous êtes du soir ou de l’après midi, utilisez exactement le même principe. Faites varier simplement les blocs de temps que vous avez réservé selon les activités qui correspondent à votre temps d’hyper productivité. Encore une fois, vous verrez à quoi ça ressemble en pratique dans ma feuille de route hebdomadaire, en visitant les show notes, je vous y ai mis des captures d’écran de ma feuille de route hebdomadaire avec les blocs de temps réservés, comme je vous l’ai expliqué à l’instant.

[00:11:49] Et voilà, si vous avez suivi mes instructions, vous êtes prêts pour une journée ou une semaine mieux organisée.

Dites moi en commentaire quelle différence ça a fait pour vous? Quant à moi, je vous remercie de m’avoir accueillie dans votre journée chargée. Je vous dis à mardi prochain, même heure, même fréquence pour un nouvel épisode.

Comme à chaque début de mois, Il s’agira d’un épisode Book Club. J’aurai plaisir à partager avec vous quelques techniques issues du grand, de l’immense, de l’indémodable ouvrage de Timothée Ferris “la semaine de quatre heures”.

En attendant, visitez les show notes sur lefficientiste.com pour retrouver toutes les notes, les visuels tels que ma feuille de route hebdomadaire et toutes les références que j’aurai pu faire dans cet épisode.

Rappelez vous, vous êtes ce que vous avez de plus précieux. Alors prenez soin de vous!