SHOW NOTES

Savoir prioriser entre urgent et important

Intro

“Les choses urgentes sont rarement importantes. Et les choses importantes sont rarement urgentes”

– DWIGHT EISENHOWER

On aimerait bien pouvoir faire les choses vite et bien.

Mieux, on aimerait pouvoir TOUT faire, que ce soit des tâches urgentes, importantes, banales, etc…

La triste réalité c’est qu’il n’y a que 24h dans une journée, et la moitié est passée à se reposer :p

Quand l’horloge tourne et que le temps nous rattrape, savoir prioriser les tâches les plus urgentes et/ou importantes est une qualité précieuse!

Dans cet épisode, je vous partage ma méthode pour le faire, et notamment une explication step by step de la matrice d’Eisenhower pour visualiser ce qui est urgent/important, et prendres les actions qui vont bien!

Ecoutez l’épisode sur votre plateforme de podcast préférée ou continuer la lecture, tout est expliqué plus bas 😉

Mes 3 armes secrètes quand rien ne va plus

Quand les tâches urgentes commencent à se bousculer et que tout devient prioritaire, je dégaine 3 outils infaillibles que sont:

1) Revue mentale: “ce ne sont que des projets informatiques”

Il est facile de se laisser déborder par le rush et la pression d’un projet à forts enjeux, de clients ou de patrons impatients et que sais-je. Quoi qu’il en soit, je prends du recul pour me rappeler que ce super projet, ce super livrable ou cet élément qui rend le monde tout fou n’est jamais … qu’un projet informatique. Alors, redescendons tous d’un étage, tout va bien se passer 🙂

2) Revue de posture: “Rien ne sert de courrir”

A priori, il fallait partir à point. Mais si le retard est déjà consommé, rien ne sert plus de courrir car une heure perdue ne se rattrape pas. Au mieux, on peut simplement ré-organiser le futur. Et c’est ce que je fais !

3) Revue de priorité: Urgent, important ou les deux?

Une to-do list à étages et à compartiments c’est le meilleur moyen de ne pas y arriver et d’en être très frustré(e)!

Quand 24h ne suffisent plus dans une journée, je prends 10mn de recul et je m’installe confortablement devant une feuille de paper vierge pour dessiner ma matrice Urgence/Importance.

Visuellement, c’est toujours moins flippant de voir les quelques tâches qui sont à la fois urgentes ET importantes et qu’il faut faire maintenant!

Comment ça marche?

Tout commence le plus simplement du monde avec une feuille de papier

1. Lister les tâches à accomplir
2. Numeroter chacune des tâches
3. Tracer deux lignes perpendiculaires pour former un plan comme sur l’illustration
   • • En abscisse ce sera le degré d’urgence: pas urgent à gauche à très urgent à droite
     • En ordonnée, ce sera le degré d’importance: pas important en bas à très important en haut
4. Diviser ce plan en 4 parties en traçant 2 nouvelles lignes perpendiculaires par le milieu
5. Reporter dans ce plan les numéros des tâches que vous aviez listées en prenant soin d’évaluer pour chacune, où elle se trouve sur le spectre Urgent ou Important

NB: C’est okay de réviser votre évaluation au fur et à mesure, c’est pourquoi j’utilise un crayon pour cet exercice 😉

La matrice est crée, et après?

Le dessin c’est bien, mais le vrai travail commence une fois les tâches bien identifiées dans la matrice. 

Vous devrez vous retrouver avec 4 groupes de tâches:

– Pas urgent / Pas important: Faire plus tard!

– Pas urgent / Important: Décidez quand le faire. Planifiez-les avant qu’elles ne deviennent urgentes!

– Urgent / Pas important: Déléguez! Faites faire par autrui (visitez fiverr.com ou 5euros.com pour des propositions de service qualifiées), vous gagnerez un temps précieux. 

– Urgent / Important: Mettez-vous au travail tout de suite. Si besoin, libérez votre agenda pour les prochaines heures et tâclez-moi tout ça 😉

Ressources et liens

• Téléchargez votre matrice d’Eisenhower
• Déléguez vos tâches sur fiverr.com*

*Lien de parrainage